A continuación, se muestran algunos de los documentos que se pueden pedir durante una inspección laboral:

• Registros de empleados. El inspector puede solicitar ver los registros de los empleados, como contratos de trabajo, fichas de empleo o registros de salarios.
• Revisión de las instalaciones. Para comprobar que se ajustan a la ley, el inspector puede revisar las instalaciones. Durante la visita, puede solicitarte que se identifique a las personas que se encuentran allí.
• Registros de seguridad y salud. También se puede solicitar ver los registros de seguridad y salud de tu empresa, así como los de accidentes y enfermedades laborales.
• Informes financieros y otros documentos. En el ámbito financiero, el inspector puede requerir documentación relacionada con el estado de la empresa y las declaraciones de impuestos. Asimismo, puede requerir diferentes tipos de permisos o licencias.
• Información de los empleados. El inspector puede solicitar hablar con los empleados. Con ello tratará de cerciorarse de que son tratados de manera justa y se cumple con los requisitos legales.

Ante una inspección laboral se debe estar preparado y tener a mano toda la información y documentación necesarias. El inspector puede solicitar códigos de acceso a equipos informáticos, tomar muestras, métricas, fotografías, así como realizar vídeos y grabaciones de audio. Aunque tiene derecho a conocer la identificación de los empleados, estos no están obligados a mostrar su DNI o NIE.

Si se cumple con todas las regulaciones y normativas laborales, no debería preocupar la inspección. No obstante, si el inspector detecta algún tipo de problema, lo adecuado es trabajar con rapidez para corregirlo y evitar así una sanción.

Los inspectores laborales pueden revisar las instalaciones de la empresa, registros, documentos y hablar con los empleados. No están obligados a avisar antes de una visita. Es posible que el funcionario programe una visita o que acuda por sorpresa a las instalaciones.

En cualquier caso, ante una inspección, tanto el empleador como el representante autorizado de la empresa tienen derecho a una asesoría legal o sindical, pero es no evita que el inspector haga su trabajo.

Lo importante es que la empresa siempre esté preparada para una inspección de esta índole. Por ello, es conveniente tener a mano toda la información y documentos exigibles con el objetivo de evitar sanciones.

En 2015 dejó de ser obligatoria la cumplimentación del libro de visitas, pero se debería guardar durante un mínimo de cuatro años lo siguiente:

• Escritura de constitución de la sociedad.
• Resguardo de inscripción en la Seguridad Social e impuesto de actividades económicas.
• Documentos de afiliación, altas y bajas de la Seguridad Social, mutuas, etc.
• Justificaciones de abono de cuotas o prestaciones de la Seguridad Social.
• Declaraciones oficiales y justificantes de pago o el estado corriente de las retribuciones.
• Declaraciones del impuesto de sociedades, retenciones de IRPF y de operación con terceros.
• Registros contables, balances y libro mayor, además de programas informáticos y otros archivos en soportes magnéticos.
• Documentación exigida en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección.
• Cuadro de horario de empleados y calendario laboral.
• Registro diario de horas trabajadas donde se refleje la entrada y salida de los trabajadores.
• Contratos de trabajo y resguardo de comunicaciones.
• Nóminas de los empleados y un resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.